Comment les entreprises de services peuvent manquer moins d’appels sans recruter de personnel supplémentaire
Pour les petites entreprises de services, chaque appel manqué peut représenter un client perdu. Le problème, c’est que les appels arrivent souvent au moment où l’on a déjà les mains prises.
En bref
Le standardiste IA n’a pas vocation à remplacer l’entreprise, mais à prendre le relais lorsque personne n’a le temps de répondre.
L’essentiel, ce sont le nom, le numéro de téléphone, l’objet de la demande et son degré d’urgence.
Un processus bien conçu permet au client de se sentir pris en charge, même lorsque le propriétaire est occupé.
Le problème est rarement que les entreprises ne souhaitent pas répondre
La plupart des petites entreprises souhaitent répondre rapidement. Mais elles peuvent être chez un client, au volant, en pleine prestation, sur un chantier ou déjà en ligne avec quelqu’un d’autre.
Lorsque le client n’obtient pas de réponse immédiatement, il passe souvent à l’entreprise suivante. Il faut donc que l’accueil téléphonique fonctionne aussi lorsque le propriétaire ne peut pas répondre.
Le rôle du standardiste IA
Un standardiste IA doit être simple et clair. Il doit répondre aimablement, comprendre la demande du client et recueillir les informations nécessaires pour que l’entreprise puisse le recontacter.
L’objectif n’est pas de parler longtemps. Il s’agit de faire sentir au client que sa demande a bien été prise en compte et de fournir à l’entreprise les bonnes informations.
- Recueillir le nom et le numéro de téléphone.
- Déterminer s’il s’agit d’une réservation, d’un devis, d’une annulation ou d’une question.
- Enregistrer la demande dans le tableau de bord.
- Terminer l’appel naturellement lorsque le client a fini.
Pourquoi il faut relier le système à un tableau de bord
Si l’appel se transforme uniquement en transcription, il est difficile d’en faire quelque chose. Les informations doivent être présentées de manière structurée dans une interface où l’entreprise peut consulter les nouvelles demandes, les numéros de téléphone, leur statut et les prochaines étapes.
Ainsi, l’assistant d’accueil IA ne sera pas un gadget, mais un véritable outil de travail.