شرکت‌های خدماتی چگونه بدون استخدام نیروی اضافه، تماس‌های کمتری را از دست می‌دهند
برای شرکت‌های خدماتی کوچک، هر تماس ازدست‌رفته می‌تواند به معنی از دست دادن یک مشتری باشد. مشکل اینجاست که تماس‌ها اغلب درست وقتی می‌رسند که دست‌وپای آدم بند است.
خلاصه‌ای کوتاه
منشی هوشمند قرار نیست جای شرکت را بگیرد؛ قرار است وقتی کسی فرصت پاسخ‌گویی ندارد، تماس مشتریان را دریافت کند.
مهم‌ترین اطلاعات، نام، شماره تلفن، موضوع درخواست و میزان فوریت آن است.
یک روند مناسب باعث می‌شود مشتری احساس کند به او توجه شده است، حتی اگر صاحب کسب‌وکار مشغول باشد.
معمولاً مشکل این نیست که شرکت‌ها نمی‌خواهند پاسخ‌گو باشند
بیشتر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک می‌خواهند سریع پاسخ بدهند. اما ممکن است پیش مشتری باشند، رانندگی کنند، مشغول ارائه خدمات درمانی باشند، در کارگاه ساختمانی کار کنند یا درگیر تماس دیگری باشند.
وقتی مشتری فوراً پاسخی دریافت نمی‌کند، اغلب سراغ شرکت بعدی می‌رود. به همین دلیل، دریافت تماس‌ها باید حتی وقتی صاحب کسب‌وکار نمی‌تواند تلفن را جواب بدهد هم امکان‌پذیر باشد.
منشی هوشمند چه کاری باید انجام دهد
منشی هوشمند باید ساده و روشن باشد. باید با لحنی خوشایند پاسخ بدهد، موضوع درخواست مشتری را بفهمد و اطلاعات لازم را جمع‌آوری کند تا شرکت بتواند با او تماس بگیرد.
هدف، طولانی صحبت کردن نیست. هدف این است که مشتری مطمئن شود درخواستش دریافت شده و شرکت اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشد.
- نام و شماره تلفن را دریافت کند.
- تشخیص دهد که درخواست مربوط به رزرو، دریافت قیمت، لغو یا پرسش است.
- درخواست را در داشبورد ثبت کند.
- وقتی مشتری صحبتش تمام شد، مکالمه را به‌طور طبیعی به پایان برساند.
چرا باید به داشبورد متصل باشد
اگر تماس فقط به رونوشت تبدیل شود، کار کردن با آن دشوار است. اطلاعات باید به‌صورت ساختاریافته در نمایی ثبت شود که شرکت بتواند درخواست‌های جدید، شماره تلفن‌ها، وضعیت و گام بعدی را در آن ببیند.
در این صورت، پذیرشگر هوش مصنوعی دیگر یک ابزار نمایشی نیست، بلکه ابزاری کاربردی برای کار است.