Näin palveluyritykset menettävät vähemmän puheluita palkkaamatta lisää henkilöstöä
Pienille palveluyrityksille jokainen vastaamatta jäänyt puhelu voi tarkoittaa menetettyä asiakasta. Ongelma on, että puhelut tulevat usein juuri silloin, kun kädet ovat täynnä töitä.
Lyhyesti
Tekoälyvastaanottovirkailijan tarkoitus ei ole korvata yritystä, vaan ottaa asiakkaat vastaan silloin, kun kukaan ei ehdi vastata.
Tärkeimmät tiedot ovat nimi, puhelinnumero, yhteydenoton aihe ja asian kiireellisyys.
Hyvin toimivan prosessin ansiosta asiakas kokee tulleensa huomioiduksi, vaikka yrittäjä olisi kiireinen.
Ongelma ei yleensä ole se, etteivät yritykset haluaisi vastata
Useimmat pienyrittäjät haluavat vastata nopeasti. He voivat kuitenkin olla asiakkaan luona, ajamassa, hoitotyössä, rakennustyömaalla tai puhumassa toista puhelua.
Jos asiakas ei saa heti vastausta, hän siirtyy usein seuraavaan yritykseen. Siksi puheluiden vastaanoton on toimittava myös silloin, kun yrittäjä ei voi vastata puhelimeen.
Mitä tekoälyvastaanottovirkailijan tulisi tehdä
Tekoälyvastaanottovirkailijan on oltava selkeä ja helppokäyttöinen. Sen tulee vastata ystävällisesti, ymmärtää asiakkaan asia ja kerätä tarvittavat tiedot, jotta yritys voi palata asiaan.
Tarkoitus ei ole puhua pitkään. Tarkoitus on saada asiakas tuntemaan, että hänen asiansa on vastaanotettu, ja varmistaa, että yritys saa tarvittavat tiedot.
- Ota vastaan nimi ja puhelinnumero.
- Selvitä, koskeeko asia ajanvarausta, tarjouspyyntöä, peruutusta vai kysymystä.
- Tallenna yhteydenotto hallintapaneeliin.
- Päätä puhelu luontevasti, kun asiakkaalla ei ole enää muuta asiaa.
Siksi sen on oltava yhteydessä hallintapaneeliin
Jos puhelusta jää vain litterointi, tietoja on vaikea hyödyntää. Tiedot on tallennettava jäsennellysti näkymään, josta yritys näkee uudet yhteydenotot, puhelinnumerot, tilan ja seuraavat toimenpiteet.
Silloin tekoälyvastaanottaja ei ole pelkkä temppu, vaan oikea työväline.