Hizmet şirketleri ek personel almadan daha az aramayı nasıl kaçırabilir?
Küçük hizmet şirketleri için kaçırılan her arama, olası bir müşteri kaybı demektir. Sorun şu ki aramalar çoğu zaman elleriniz doluyken gelir.
Kısaca
Yapay zekâ resepsiyonistinin şirketin yerini alması değil, kimsenin yanıt vermeye vakti olmadığında müşterileri karşılaması amaçlanır.
En önemli bilgiler ad, telefon numarası, talep konusu ve ne kadar acil olduğudur.
İyi bir iş akışı, işletme sahibi meşgul olsa bile müşterinin ilgilenildiğini hissetmesini sağlar.
Sorun genellikle şirketlerin yanıt vermek istememesi değildir
Küçük işletme sahiplerinin çoğu hızlı yanıt vermek ister. Ancak bir müşterinin yanında olabilir, araba kullanabilir, tedavi uyguluyor olabilir, şantiyede çalışıyor ya da başka bir telefon görüşmesi yapıyor olabilirler.
Müşteri hemen yanıt alamadığında çoğu zaman bir sonraki şirkete yönelir. Bu nedenle işletme sahibi telefona cevap veremediğinde de aramaların karşılanması gerekir.
Yapay zekâ resepsiyonisti ne yapmalı?
Yapay zekâ resepsiyonisti basit ve anlaşılır olmalıdır. Nazikçe yanıt vermeli, müşterinin talebini anlamalı ve şirketin müşteriye geri dönüş yapabilmesi için gereken bilgileri toplamalıdır.
Amaç uzun uzun konuşmak değildir. Amaç, müşterinin talebinin alındığını hissetmesi ve şirketin doğru bilgilere ulaşmasıdır.
- Adı ve telefon numarasını alın.
- Talebin randevu, fiyat teklifi, iptal ya da soruyla ilgili olup olmadığını anlayın.
- Talebi kontrol paneline kaydedin.
- Müşteri konuşmasını bitirdiğinde görüşmeyi doğal bir şekilde sonlandırın.
Bu nedenle bir kontrol paneline bağlanması gerekir
Görüşme yalnızca bir transkripsiyona dönüşürse üzerinde çalışmak zorlaşır. Bilgiler; şirketin yeni talepleri, telefon numaralarını, durumları ve sonraki adımın ne olduğunu görebileceği düzenli bir görünüme aktarılmalıdır.
Böylece yapay zekâ resepsiyonisti bir gösteriş unsuru değil, gerçek bir iş aracı olur.